La micrologística, técnica para optimizar los procesos logísticos internos
Más allá de una visión estratégica y operativa de la empresa, el departamento de logística necesita disponer de herramientas que le permitan profundizar en el conocimiento de los factores que intervienen en la cadena logística de la organización. La micrologística, aporta una percepción detallada de cada uno de los procesos y de los procedimientos, de los recursos materiales y humanos que han de conjugarse para el buen fin de las operaciones y optimizar los procesos logísticos internos.
¿Qué es la micrologística?
La micrologística es una técnica de gestión que persigue optimizar los procesos logísticos internos de la empresa. Para conseguir ese objetivo emplea métodos específicos para el análisis de necesidades, la planificación de objetivos, el seguimiento de actividades y operaciones, el estudio de resultados y la aplicación de mejoras. Todo ello, con un elevado nivel de precisión y detalle, con la finalidad de que el conjunto de las actividades operativas y administrativas relacionadas con la logística se traduzcan en ventajas competitivas que aseguren la efectividad del servicio, la percepción de la calidad deseada por el cliente y la rentabilidad de la actividad empresarial.
La gestión de la logística no solo ha de estar alineada con los objetivos estratégicos de la compañía, sino que ha de integrarse en cada flujo o cadena de valor de cada familia de productos o servicios de la empresa. Entre las herramientas que contribuyen a ello, se encuentra el empleo de mapas de valor, que permiten identificar dichos flujos y especificar el valor desde la perspectiva del cliente. Ello requiere que el equipo de dirección haya integrado en su estrategia los procesos logísticos imbricados en la cadena de suministro global, considerando también la de sus empresas proveedoras y clientes.
Por ese motivo, es necesario que la gerencia de logística forme parte del organigrama del equipo de dirección porque su función está integrada en el modelo de negocio de la empresa y, además, ha de conocer de primera mano aspectos como las estrategias de aprovisionamiento, los recursos financieros, los pronósticos derivados de las acciones de marketing o las previsiones de aprovisionamiento o del área comercial, entre otros muchos. Ello le ayudará a interactuar de manera directa con el conjunto de departamentos y alinear la planificación de los procesos logísticos de la compañía con los requerimientos de sus áreas de actividad.
Por su parte, la gerencia del área logística, más allá de dicha visión estratégica y operativa, también necesita disponer de herramientas que le permitan profundizar en el conocimiento de cada uno de los factores que intervienen en la cadena logística de la organización. Ha de poseer adicionalmente una percepción “micro” de cada uno de los procesos y de los procedimientos, de los recursos materiales y humanos que han de conjugarse para el buen fin de las operaciones.
La micrologística contribuye a mejorar la planificación aportando técnicas de programación y seguimiento que permiten verificar de manera continuada el cumplimiento de los objetivos para, en su caso, impulsar medidas correctoras que puedan aplicarse con agilidad. Estas técnicas implican necesariamente al personal, que debe participar tanto en la definición de los objetivos como en los programas de mejora y las revisiones.
La gerencia de logística debe proveer al personal vinculado a la empresa, propio o subcontratado, de manuales de funciones, recursos procedimentales y elementos documentales con el máximo de detalle posible para cada función. Existen múltiples recursos en soporte físico o digital que pueden servir de base para que cada empresa los adapte a sus requerimientos. Del mismo modo, se deben definir indicadores clave (KPI) que permitan evaluar el desempeño de cada uno de los agentes y elementos que participan en los procesos logísticos, ya se trate de personas físicas o de recursos materiales como sean la maquinaria, las áreas de trabajo o los vehículos. Para ello es necesario realizar de manera sistemática un seguimiento de las operaciones, apoyado en recursos informáticos, con análisis periódicos y exhaustivos de cada función, elemento y puesto de trabajo.
Mediante la medición, el análisis y la evaluación de los desempeños, basadas en herramientas visuales, informáticas y estadísticas, la micrologística tiende a simplificar cada una de las tareas y estructuras de las operaciones logísticas, llevándolas a su mínima expresión. Todo ello, sin que se detengan los procesos de servicio o producción por falta de material o de información, y asegurando que el ciclo de reabastecimiento esté sincronizado con la demanda real, asegurando un flujo continuo.
Campo de acción de la micrologística
El campo de acción de la micrologística abarca todos los ámbitos del proceso logístico que van desde la logística de entrada hasta la logística inversa, recorriendo las previsiones de abastecimiento, el almacenamiento, la gestión de existencias, el transporte o las estrategias del servicio al cliente, incluyendo el análisis y evaluación de los costos asociados a las operaciones internas y externas.
Así, por ejemplo, en el caso de la cadena de distribución física de una empresa dedicada a la importación y exportación de productos, el alcance de las técnicas de micrologística abarcará desde la recepción de los pedidos a la preparación y manipulación de la carga, la gestión de los elementos documentales, los seguros, o la relación que deba establecerse con el operador logístico internacional que gestionará la operación. Una de las consecuciones que ofrecen las técnicas de micrologística es el incremento de los estándares en las operaciones, aspecto notablemente importante en un ámbito como el del comercio internacional, con elevados niveles de complejidad, imprevistos e influencias externas a lo largo del proceso. Los estándares permiten identificar inmediatamente cualquier eventual anormalidad y, en consecuencia, tomar decisiones con agilidad y poder realizar acciones correctivas para conseguir operaciones más seguras y efectivas.
Micrologística & Lean Logistics
La micrologística emplea procedimientos propios de la metodología Lean Six Sigma, enfocada hacia la mejora continua gradual, que en el ámbito logístico se emplea particularmente para eliminar la sobrecarga de trabajo en las personas (personal de conducción, manipulación de cargas y materiales, por ejemplo), reducir la variabilidad en los procesos (niveles de inventario, rutas de transporte, procesos documentales, etc.) y conseguir la disminución de las ineficiencias (tiempos muertos del personal, búsquedas innecesarias, esperas en la toma o la entrega de mercancías, o desperfectos por una estiba deficiente, entre otros).
Entre los métodos que pueden involucrar al conjunto de la organización, cabe destacar el conocido como “mantenimiento productivo total” o TPM (por sus siglas en inglés), los “diagramas para la solución de problemas”, la técnica de las “5’S” aplicada al orden y la limpieza, los “sistemas de señalización” (andon) o los dedicados “a la prevención de fallos”, por ejemplo. Con ellos se consigue un mayor aprovechamiento de los recursos disponibles, como la maquinaria, la mano de obra, los materiales y el tiempo. Asimismo, se incrementa la seguridad sobre las personas y los equipos, mientras se reducen los costos derivados de los defectos, el exceso de existencias, los espacios y los elementos utilizados. El objetivo último es incrementar la productividad, la satisfacción del cliente, la calidad y, por supuesto, el flujo económico.
Mediante este conjunto de metodologías, la micrologística también permite optimizar la utilización de embalajes, el desempeño de las flotas de vehículos, las unidades de transporte de carga o las rutas de transporte, así como anticipar, prevenir y detectar los errores antes de que se conviertan en defectos.
Todo ello, finalmente, repercute en dos aspectos sumamente significativos. Por un lado, es posible dedicar las inversiones de capital a otras áreas de actividad distintas de la logística y, por otro lado, se aminora el volumen de costos externalizados, al reducirse el impacto provocado por el consumo energético en operaciones internas y transportes no optimizados, que son una fuente de contaminación hacia el medio ambiente.
